De communicatiethermometer

Scholen vinden de samenwerking met en betrokkenheid van ouders meestal heel belangrijk. Soms zijn er een paar ouders die de boventoon voeren, ze vinden dat de school niet goed communiceert en laten dat regelmatig horen. Daardoor ontstaat veel ruis en scheve beelden over de communicatie met ouders. Wat ouders écht vinden van de wijze van communiceren raakt op de achtergrond. Om de kwaliteit van de communicatie te onderzoeken, hebben we gezocht naar een laagdrempelig middel nl. een schoolrapport.

Aanpak
We maken geen gebruik van een digitale enquête (respons hiervan is vaak maximaal 20%), maar van een papieren rapport dat het oudste kind van het gezin wordt meegegeven. Aan de ouders wordt gevraagd om dit rapport in te vullen en weer mee terug naar school te geven. Het streven is dat 100% van de ouders het rapport invult zodat het beeld dat ontstaat ook echt betrouwbaar is. De reacties en opmerkingen worden verwerkt in een (communicatie-) advies aan de school.
De ervaring leert dat de respons hoger ligt dan 60%. De vragen en/of stellingen worden in overleg met de school opgesteld. Uiteraard nemen we een opmerkingenveld op en indien gewenst een kindvraag om de betrokkenheid van de kinderen en dus de respons te verhogen.
Het verdient aanbeveling bij de opstelling van het rapport ouders te betrekken, van de MR of Ouderraad of ouders die hiervoor belangstelling hebben. PR-factor levert een instructie voor het hele proces.


Wat bieden we?
PR-factor onderzoekt de communicatie van de school met ouders op vier onderdelen:

  1. Eerste indruk en welkom (van kinderen en ouders).
  2. De informatievoorziening via de diverse communicatiekanalen.
  3. De waardering van de in gebruik zijnde communicatiemiddelen.
  4. De persoonlijke communicatie (van directeur, teamleiders, leerkrachten, IB’ers). Zoals we weten is dit de communicatie die het meest effectief is, zowel in positieve als in negatieve zin.


Wat zijn de resultaten?
De school krijgt een evenwichtig beeld van hoe ouders de communicatie met de school ervaren. PR-factor maakt bovendien op basis van de onderzoeksresultaten en de analyse daarvan een communicatierapport. Wat kan er beter of anders? Het biedt de school bruikbare adviezen om de communicatie te verbeteren of te wijzigen op basis van objectieve gegevens.


Wat zijn de voorwaarden?

  • Bereidheid van de school om haar communicatie te laten onderzoeken.
  • Inzet om de rapporten te verspreiden en in te nemen en de kinderen stimuleren om de rapporten aan hun ouders te geven.


Voordelen

  • Door de inzet van de kinderen wordt de enquête laagdrempelig.
  • De hoge respons maakt dit onderzoek waardevol.
  • De school krijgt concrete handvatten voor de verbetering van de communicatie/ het beleid.
  • Ouders en kinderen voelen zich serieus genomen waardoor de betrokkenheid van ouders toeneemt


Inclusief

  • Overlegmomenten met directie/school, instructie proces
  • Uitvoering onderzoek en rapportage
  • Communicatie-aanbevelingen
  • Communicatieberichten over het proces


Exclusief

  • Gedrukte rapporten
  • Reiskosten PR-factor


Prijs
Afhankelijk van de grootte van de school.

Als je meer wilt weten over deze communicatiethermometer, mail of bel dan naar PR-factor: info@prfactor.nl of 06-29445386.

Monique Rijnsburger, directeur basisschool het Veldhuis

“We hebben een heel mooi rapport gekregen”

Basisschool Het Veldhuis in De Meern heeft de afgelopen jaren op diverse punten een verbeterslag gemaakt. Een daarvan is de communicatie met ouders. Ouders vonden dat ook de communicatie met hen niet goed liep. Toen directeur Monique Rijnsburger aantrad, was een van de opdrachten om de communicatie en verbinding met ouders te verbeteren. Een mooie uitdaging! Ze organiseerde aan het begin van dit schooljaar een klankbordgroep met ouders om regelmatig te sparren. In dit overleg werd het idee geboren om te peilen hoe ouders op dit moment denken over de communicatie met hen. ’We zijn blij dat we dat gedaan hebben. De score is verrassend positief. Over de aanpak van PR-factor zijn we heel tevreden.’

Het Veldhuis is een basisschool met 400 leerlingen in het Utrechtse De Meern, een echte Vinexlocatie met veel jonge gezinnen. Het Veldhuis vindt het belangrijk om ouders bij het leerproces van de kinderen te betrekken, om pedagogisch partner te zijn. ‘Wanneer dan het beeld bestaat dat de communicatie niet goed is, dat directeur en teamleiders moeilijk bereikbaar zijn of geen tijd hebben en we te laat communiceren’, vertelt Monique Rijnsburger, ‘dan wil je dat graag verbeteren en moet je gaan onderzoeken wat er misgaat in de communicatie. Welke informatie lezen ouders, krijgen zij de juiste informatie, via welke weg en hoe ervaren zij de persoonlijke communicatie?’

Monique Rijnsburger maakte kennis met PR-factor in een traject van de stichting waar Het Veldhuis onderdeel van uitmaakt en werd aangesproken door de praktische en laagdrempelige manier van werken. Ze vroeg PR-factor om het communicatie-onderzoek onder ouders uit te voeren. ‘De laagdrempelige manier van werken gaf me vertrouwen dat PR-factor de juiste toon bij ouders zou weten te vinden en dat deze zich vrij zouden voelen om open te zijn. Het proces met PR-factor en de klankbordgroep met als uitkomst het communicatie-rapport dat kinderen mee naar huis namen om door hun ouders te laten invullen en de manier van rapporteren, spreekt me aan. Ik ben erg tevreden. Op het resultaat ben ik erg trots. De uitkomsten van het onderzoek laten zien dat de communicatie vice versa is verbeterd en dat ouders ons weten te vinden en niet schromen om een gesprek aan te gaan. We hebben in één jaar op communicatiegebied veel bereikt. Natuurlijk zijn er verbeterpunten waar we met de aanbevelingen van PR-factor mee aan de slag kunnen in het nieuwe schooljaar.’