Vier tips voor een succesvolle open dag

De open dag is hét moment waarop basisscholen aan PR doen. Voor het raam hangt de datum waarop de school open dag houdt, de school wordt netjes opgeruimd en de directie staat paraat, met koffie en een rondleiding. Niet zelden valt de opkomst tegen. Dat kan anders! Hier alvast vier tips.

1. Denk vooraf na over wat bezoekers te zien krijgen

Veel scholen zorgen voor een keurig opgeruimd gebouw. Bezoekers nemen een kijkje in de klassen en in de andere ruimtes. Het is slim om daarnaast na te denken over waar u de nadruk op kunt leggen als school. De open dag is een uitgelezen mogelijkheid uw school en haar sterke kanten te benadrukken, bijvoorbeeld in een aantrekkelijke tentoonstelling in de hal.

2. Geef ouders een rol op de dag zelf

Ouders kunnen overtuigende ambassadeurs zijn voor de school. Bezoekers ‘geloven’ ervaringen van ouders (lees: huidige klanten) eerder dan het verhaal van de directeur. Zorg er daarom voor dat een  aantal ouders die rol kan vervullen tijdens de open dag.

3. Zet ouders en leerlingen in bij het werven van bezoekers

Laat bijvoorbeeld ouders en leerlingen een uitnodiging geven aan iemand die zij kennen die naar de open dag zou kunnen komen. Het inzetten van ambassadeurs levert doorgaans meer bezoekers op dan het plaatsen Van een advertentie in de krant.

4. Geef iets mee naar huis wat een kleuter zal gaan gebruiken

Naast de schoolgids en andere paperassen is het slim om een kleinigheidje mee te geven waar de toekomstige leerling iets mee zal doen. Stoepkrijt, een schaartje, een boekje. Uiteraard voorzien van logo en slogan van de school

Een verslag van onze  ‘Open Dag’ mbv van het Open Dag pakket van PR-factor:

“We hebben het helemaal uitgevoerd zoals we het samen hadden voorbereid: ‘Kom op ontdekking op Den Bongerd…’ Dat was de rode draad. Onze speerpunten waren duidelijk aanwezig met een activiteit voor de kinderen die mee kwamen. Dit was een hit !

Verder hebben we quotes door de school gehangen, ondersteund met foto’s. Ook dit sloeg erg aan. We hoorden meteen van ouders en collega’s terug dat het een goede opzet was.

Het heeft ons de aanmeldingen opgeleverd die we graag wilden halen. Wij zijn erg tevreden. Voor het komende jaar gaan we het weer even wat aanscherpen en zullen we het zeker weer in gaan zetten!” Nicole Eijkemans, leerkracht basisschool Den Bongerd in Goirle

Wilt u ook een succesvolle open dag?

Met deze tips komt u al een eind. Wilt u het gedegen voorbereiden, zodat u een écht succesvolle open dag zult hebben? Met het “open dag pakket” van PR-factor komt u goed beslagen ten ijs. In het open dag pakket is aandacht voor de presentatie van de inhouden op de dag zelf, zodat bezoekers met het juiste beeld van uw school weer naar huis gaan, voor slimme werving van bezoekers en voor de communicatie achteraf.

Recept voor een ‘Momentje voor een complimentje’ :)

complimentGebruik de kerstviering voor een moment van verbondenheid: geef elkaar een compliment. Wij gebruiken wel eens de volgende toegankelijke werkvorm in een team. We merken dan altijd veel onderlinge verbondenheid in het team, en dit past helemaal bij kerst en nieuwjaar! Enne… iemand die zich verbonden voelt, zal een ambassadeur zijn voor de school!

Hieronder vindt u een recept voor een handige manier om elkaar als collega’s te complimenteren.

 

Ingrediënten:

  • Etiketstickers met nummers (net zoveel als deelnemers) tip: cijfers groot schrijven!
  • Evenveel opgevouwen (vouw)blaadjes met corresponderende cijfers en een presenteerblaadje
  • Kaartjes waar het compliment opgeschreven kan worden
  • Eventueel ‘iets’ waar het compliment aan kan worden vastgemaakt (is niet per se noodzakelijk)

Werkwijze:

  1. Geef bij binnenkomst iedereen een sticker met een nummer en zeg daarbij dat uitleg later volgt
  2. Deel (opgevouwen) briefjes met corresponderende cijfers uit
  3. Iedereen schrijft een compliment op voor diegene met hetzelfde nummer dat hij /zij getrokken heeft, waarbij rekening wordt gehouden met het volgende:
    Een compliment is persoonlijk: Indien iemand onderdeel is van een team geef dan de personen die het team zo veel mogelijk individuele (en concrete) complimenten. Een compliment als: “Dat hebben jullie goed gedaan” is aanzienlijk zwakker dan een persoonlijk compliment.
    Een compliment is oprecht: Zorg ervoor dat je meent wat je zegt.
  4. Deel aan het einde van de bijeenkomst kaartjes uit waarop een compliment kan worden geschreven
  5. Geef een signaal waarop de deelnemers elkaar het compliment persoonlijk kunnen overhandigen
  6. Tot slot: vraag of er personen zijn die hun complimenten willen delen met de groep
  7. Aansluitend kunt u eventueel samen het glas heffen!

Veel plezier!!!

Twanny en Sandra van PR-factor

Gratis op te vragen: cartoon voor eigen gebruik kerstmis

kerstkaart-pr-factor-wensGratis op te vragen: cartoon voor eigen gebruik kerstmis

Zoals u wellicht weet, worden ook wij van PR-factor vrijgevig rond de feestdagen. Dit keer hebben wij een cartoon voor u laten maken, die u op verschillende manieren kunt inzetten. Op de plek waar onze kerstwens staat, kunt u uw eigen wens invullen.

Een paar ideeën:

  • Zet uw kerstwens in de cartoon. Verspreid deze cartoon via de digitale media en eventueel als “echte” kerstkaart.
  • Gebruik de cartoon om omwonenden te bedanken voor hun begrip voor eventuele overlast
  • Maak van de cartoon een uitnodiging voor een kerstborrel of nieuwjaarsborrel, voor ouders, partners en/of omwonenden
  • Wellicht heeft u zelf een ander idee.

Als u dit gratis cartoon wilt ontvangen, hoeft u alleen maar een mailtje te sturen naar info@prfactor.nl t.a.v. Sandra en Twanny. U ontvangt dan een ‘leeg’ exemplaar waar u, met behulp van ‘tekstvak invoegen’, de tekst in kunt zetten die bij uw school past.

Laat het ons weten wanneer u de cartoon heeft ingezet. Wij vinden dat altijd heel erg leuk! Wanneer u de cartoon voor Facebook wilt gebruiken, kunt u ons in het bericht taggen met @PRfactor4U.

Heel veel plezier alvast!

Twanny en Sandra

PR-factor

Gratis op te vragen: Sinterklaasgedicht voor hulpouders

schoentje-sintSinterklaas is weer in Nederland en veel kinderen mogen hun schoen zetten… thuis en op school. Een feest voor de kinderen, want hoe leuk is het om een verrassing te vinden in je schoen?

Wist u dat veel volwassenen het stiekem ook heel leuk vinden om verrast te worden door de Sint? Dat bracht ons twee jaar geleden op het idee om een bedankgedicht te schrijven voor al die hulpouders die op vele scholen in Nederland voor extra handjes zorgen en voor het succes van extra activiteiten waar leerkrachten en directeuren niet aan toe komen.

Laat voor de verandering deze ouders eens hun schoen zetten. Verblijd ze met het gedicht en bijvoorbeeld een kleurrijke traktatie, als symbool voor de onbetaalbare hulp die zij de school bieden. Gewaardeerde ouders zijn uw beste ambassadeurs!

Tip: Organiseer een koffiemoment wanneer ouders hun schoen komen ophalen en maak even tijd voor deze ouders. Zij maken immers ook vaak tijd voor de school.

U kunt de gedichten van vorige jaren én de nieuwe van dit jaar gratis bij ons opvragen, door een mailtje te sturen aan: info@prfactor.nl. We sturen u de gedichten in week 47 toe. We vinden het altijd leuk om reacties van u of van de ouders terug te horen.

We proberen ieder jaar aan te sluiten en om te gaan met de huidige ontwikkelingen in ons land. Mochten we daar wat u betreft niet helemaal in geslaagd zijn, bent u uiteraard vrij één van de gedichten aan uw specifieke schoolsituatie aan te passen.

Wij wensen u heel veel plezier en vooral veel betrokkenheid toe!

Twanny en Sandra

PR-factor

Praktische themabijeenkomst:  Mond-tot-mondreclame: hoe maak ik van mijn team en ouders ambassadeurs?

 

Wilt u de PR op school verbeteren, maar niet meteen een heel traject doen? Dan zijn de praktische themabijeenkomsten zeker iets voor u. U volgt een bijeenkomst van een dagdeel over een thema dat bij uw specifieke vraag/behoefte past.

Van mond-tot-mondreclame: team en ouders als ambassadeurs

Voor een goed imago heeft een school ambassadeurs nodig. Teamleden en ouders kunnen belangrijke ambassadeurs zijn voor een school. In deze workshop leren deelnemers wat er nodig is voor een intrinsieke houding van ambassadeurschap bij team, ouders en leerlingen. Deelnemers leren hoe zij zelf een goede ambassadeur kunnen zijn en hoe zij anderen kunnen stimuleren ook die rol op te nemen. Tijdens de workshop gaan deelnemers praktisch aan de slag met ambassadeurschap op de eigen school. Aan bod komt:

  • Wie zijn uw ambassadeurs?
  • Wat doen goede ambassadeurs?
  • Wat hebben ambassadeurs nodig?
  • Wat kunt u doen om ervoor te zorgen dat uw school veel enthousiaste ambassadeurs krijgt?
  • Planmatig ambassadeurschap op school versterken

Vijf tips om ouders in december echt te betrekken bij uw school

December is bij uitstek de maand waarin u veel hulpsneeuwvlok zult vragen en – ontvangen van uw ouders. Deze ouderhulp kunt u op de manier organiseren die u gewend bent. U kunt er ook voor kiezen om deze activiteiten als aanleiding te nemen voor het verhogen van de ouderbetrokkenheid. Immers: een echt betrokken ouder is uw beste ambassadeur! In onderstaand artikel leest u vijf tips om ouders echt te betrekken bij uw school.

  1. Betrek ouders vanaf het begin en neem ouders serieus.

Veel ouders worden betrokken bij school volgens het principe: “u vraagt, wij draaien”. De school of de leerkracht bepaalt wat er moet gebeuren en zoekt hier ouders bij om het uit te voeren. Op zich is hier niets mis mee, maar het draagt nauwelijks bij aan een intrinsieke betrokkenheid van ouders bij school. Het is belangrijk om ouders niet alleen dingen te laten doen, maar ook het gevoel te geven dat zij invloed hebben kunnen uitoefenen. Dit kunt u doen door ouders vanaf het begin al te betrekken, juist in de ideeënfase. Neem ouders mee in de besluitvorming over wat er gedaan gaat worden. Luister echt naar de ouder en neem de ideeën van ouders serieus in overweging. Dit laatste betekent overigens niet, dat u alles klakkeloos moet uitvoeren wat ouders opperen.

  1. Benader ouders persoonlijk.

Als u ouders wilt werven voor ouderhulp, is een oproepje in de nieuwsbrief vaak onvoldoende. Het is veel effectiever om de ouder persoonlijk te benaderen. Dit kan de leerkracht zelf doen, maar ook kinderen kunnen hier een rol in spelen, bijvoorbeeld middels een zelfgemaakt oproepje aan de ouder. Wat ook goed werkt, is om de ouders waar u of de leerkracht al een goed contact mee heeft, te vragen of zij andere ouders kennen die willen helpen. Hier geldt: hoe concreter, hoe beter. Heeft u nog niet helemaal duidelijk voor ogen welke hulp u nodig heeft, wacht dan even met werven totdat u weet om welke hulp u moet vragen.

Het kan natuurlijk zijn, dat u genoeg ouders heeft die willen helpen. Gefeliciteerd, want betrokken hulpouders kunnen uw beste ambassadeurs zijn. Om deze betrokkenheid te bewaken en zelfs te vergroten, is het belangrijk dat u zorgt voor een persoonlijk en warm contact. Dat kan van de leerkracht uit de werkgroep komen, of van de groepsleerkracht. Zorg ervoor, dat ouders zich belangrijk en gelijkwaardig voelen. Spreek liever iemand persoonlijk aan, dan een gestandaardiseerde brief mee te laten gaan met het kind van de ouder.

  1. Vraag ouders indien mogelijk naar competentie en interesse in plaats van naar tijd.

Een oproepje in de nieuwsbrief begint vaak als volgt: “Wie heeft er zin en tijd om te komen helpen met…?”. Vaak voelen ouders zich niet echt aangesproken door deze zin, en ouders die komen helpen doen dat vanuit een gevoel van plichtsbesef. Het wordt voor de ouder veel  interessanter zodra zij het gevoel hebben om echt nodig te zijn, vanwege iets dat die ouder goed kan!

Ouders die worden aangesproken op hun competentie, voelen zich aangesproken, gewaardeerd en betrokken. Dit hoeft niet moeilijk te zijn. Een ouder die goed kan bakken, vraagt u om samen met de kleuters pepernoten te maken voor Sinterklaas. Voor de kerstviering wordt een muzikale ouder gevraagd om het koor te begeleiden tot grote hoogten, omdat “wij als school graag willen dat kinderen plezier hebben in het zingen, maar ook dat ze er wat van leren”. De ouder die wel eens een mooi stukje schrijft in de nieuwsbrief, of waarvan u weet dat die goed kan schrijven, wordt gevraagd om een pakkende uitnodiging te maken, en natuurlijk om een artikeltje of persbericht te schrijven voor het wijkblad.

Inventariseer welke activiteiten er gedaan moeten worden, en welke competenties daar bij horen. Zo kunt u ouders gericht vragen. U kent ze vast wel, de talenten op uw school!

En kent u ze niet, zorg er dan voor dat u hulp vraagt vanuit competentie. Dus niet: “Hulp gevraagd! Wie heeft er zin en tijd om te helpen kerstversiering te maken?”Maar: “Welke ouder is creatief en heeft gevoel voor decorum? Wij zijn op zoek naar mensen die de school sfeervol kunnen aankleden.” Geef ouders het gevoel dat hun bijdrage wezenlijk is voor het gehele proces.

  1. Zorg voor een houding van dankbaarheid en waardering bij het team.

Ouders maken tijd vrij, nemen soms zelfs vrij van het werk of regelen oppas. En dat allemaal om uw school te helpen. Hoe ongepast is het dan om deze hulp als vanzelfsprekend te beschouwen.

Vaak is er wel een gezamenlijk bedankmoment aan het einde van het schooljaar. Dit kan geen kwaad, maar ouders krijgen hierdoor nauwelijks een gevoel van oprechte waardering van. Veel beter is het, wanneer leerkrachten die hulp hebben gekregen van ouders, zich direct dankbaar tonen en deze dankbaarheid en waardering uitspreken.

Een bedankje voor alle ouders die hebben geholpen met een activiteit is ook een mogelijkheid, maar dan kort na afloop van de activiteit, en liever niet alleen aan het einde van het schooljaar. En als u dan een gezamenlijk bedankmoment organiseert, zorg er voor dat het leeuwendeel van de leerkrachten aanwezig is. Als er vrijwel geen leerkrachten aanwezig zijn om de ouders te bedanken, komt dit over alsof het niet belangrijk wordt gevonden door de leerkrachten. Zorg er dus voor dat uw team het goede signaal afgeeft!

Een gevoel van dankbaarheid en waardering begint bij bewustwording. Vaak beseffen leerkrachten niet, dat helpende ouders een investering doen in de school, in de vorm van tijd, moeite, kennis en vaardigheden. Het is daarom goed om daar in een gezamenlijk moment, bijvoorbeeld een teamvergadering, even bij stil te staan. Dat hoeft maar vijf minuten te duren. Vraag leerkrachten om de waardering bewust uit te spreken naar ouders. Door hier met regelmaat aandacht aan te schenken, gaan leerkrachten de ouderhulp steeds meer waarderen en deze waardering ook vaker uitspreken. En geloof maar dat ouders het merken wanneer zij echt gewaardeerd worden!

  1. Zorg voor zichtbaarheid en PR

Wat vaak vergeten wordt, is om al het moois wat samen is bereikt, te vertellen aan anderen. In de eerste plaats aan de andere ouders, maar ook naar de omgeving toe. En dat, terwijl het voor ouders en kinderen juist zo leuk is om iets over de eigen school te lezen. Het zorgt voor een gevoel van trots en betrokkenheid achteraf. Zorg daarom altijd voor een pakkend artikel in de nieuwsbrief, op de website en voor een mooi stukje in het plaatselijke wijkblad. Zorg tevens voor een goede persfoto, het liefst eentje met kinderen en helpende ouders erop.

Bonustip: Bedenk bij elke decemberactiviteit een communicatieboodschap passend bij de gewenste uitstraling van de school.

Door dit te doen, zorg je ervoor dat de activiteit bij gaat dragen aan het imago van de school. Je geeft ouders die komen helpen, naast de praktische hulp die zij bieden, tevens het gevoel dat zij een steentje bijdragen aan een hoger doel. Een voorbeeld om het concreet te maken: de school die een goed pedagogisch klimaat belangrijk vindt, kan de boodschap hebben: “Samen zorgen we ervoor dat Sint en Piet zich bij ons op school net zo thuis voelen als onze kinderen.” In de werving van hulpouders komt deze boodschap terug: Wij vinden het belangrijk dat iedereen zich op onze school thuis voelt. Helpt u om samen met ons ervoor te zorgen dat Sint en Piet zich ook dit jaar hier weer thuis voelen?

Workshop Een succesvolle open dag en kennismakingsgesprek

  • Valt het bezoekersaantal op uw open dag tegen?
  • Wilt u leren hoe u uw school aantrekkelijk kunt presenteren tijdens de open dag?
  • Wilt u méér halen uit het eerste kennismakingsgesprek?

Dan is deze workshop iets voor u!

Datum en tijdstip:

02-11-2016, 13.30-15.30 uur

Deze workshop omvat twee onderdelen: de voorbereiding van de eigen open dag en het kennismakingsgesprek. Deelnemers leren in deze workshop:

Open dag:

  • Hoe de school optimaal en aantrekkelijk kan worden gepresenteerd tijdens de open dag, zodat bezoekers een juiste indruk krijgen van de school.
  • Wat de school kan doen om bezoekersaantallen te verhogen
  • Slimme communicatie vooraf aan de open dag, tijdens de open dag en als de open dag is geweest.

Kennismakingsgesprek:

  • Hoe zorg ik ervoor dat de ouder zich welkom voelt?
  • Hoe weet ik waar de ouder behoefte aan heeft?
  • Krijgt de ouder een goed beeld van onze school?
  • Welke rol speelt de leerkracht groep 1-2 bij de kennismaking?
  • Welke rol laat ik het team spelen bij de kennismaking?
  • Wat kan er allemaal mis gaan en hoe voorkom ik dat?
  • Wat leerkrachten in de eigen communicatie kunnen aanpassen
  • Als het gesprek geweest is…

Voor wie?

Directeuren en leerkrachten basisonderwijs en leden van de PR-werkgroep.

Waar?

EromesMarko
Nieuweweg 240
6603 BV Wijchen (bij Nijmegen)

Wij hopen u te kunnen ontmoeten in het schooljaar 2016-2017. Wij hebben er in ieder geval weer veel zin in!

Hier vindt u meer informatie en mogelijkheid tot inschrijven

Met vriendelijke groeten,

Twanny en Sandra van PRfactor

Drie tips voor een goede relatie met partners IKC

Steeds meer basisscholen worden onderdeel van een integraal kindcentrum. Partners zijn vaak de peuterspeelzaal en kinderopvang, een basisschool en, in het geval van een bredere wijkfunctie kunnen ook andere partners zijn gehuisvest, zoals het consultatiebureau. Partners binnen een IKC kunnen belangrijke ambassadeurs zijn van de school. Wij geven daarom drie tips om de samenwerking in te zetten bij het onderhouden van de relatie met deze partners, zodat zij positieve ambassadeurs kunnen worden voor de school. In dit artikel beperken wij ons tot de partners die ‘toeleverancier’ kunnen zijn voor de school: de peuterspeelzaal en de kinderopvang.

Tip 1: Doe gezamenlijke activiteiten.

Samen iets doen bestendigt de relatie en maakt relatief onbekend meer bekend. Je kunt bijvoorbeeld beginnen om samen vieringen te vieren, of een gezamenlijke activiteit rondom de jaargetijden. Of iets intensiever: ontwikkel een aantal activiteiten rondom een gezamenlijke ontwikkelingslijn. Of doe aan collegiale consultatie en laat personeelsleden eens per twee maanden bij elkaar kijken aan de hand van een kijkwijzer, die natuurlijk met elkaar is ontwikkeld.

Tip 2: Zorg voor structurele ontmoetingsmomenten, informeel en formeel.

Plan bijvoorbeeld eens per kwartaal een gezamenlijke workshop met gezamenlijke lunch. Zorg er bij deze activiteiten voor dat de verschillende teams goed gemixt worden en dat teamleden zich niet kunnen verschuilen bij de geijkte groepjes.

Tip 3: Breng de partners op de hoogte van hetgeen jullie mee bezig zijn en vraag hen di ook terug te doen.

Interesse voor elkaar is wezenlijk bij een gezonde relatie. Je zou ook een stapje verder kunnen gaan en een gezamenlijke nieuwsbrief kunnen maken naar alle ouders. Zou is iedereen op de hoogte van elkaar: personeelsleden en ouders!

 

 

Dag van de leraar 2016: gratis op te vragen cartoon

cartoon-dag-vd-leraar-2016Iedere dag weer zetten tienduizenden leraren zich in voor het geven van goed onderwijs. U weet als geen ander dat uw team/ collega’s een belangrijk beroep uitoefent: Lesgeven is vakwerk en dat verdient respect!
Bovendien zijn leraren de belangrijkste ambassadeurs van uw school. PR is immers mensenwerk!

Om deze redenen verdienen leraren en leraressen het om eens in het zonnetje te worden gezet. De Dag van de Leraar is speciaal bedoeld om eens per jaar extra aandacht te hebben voor het bijzondere werk wat al deze juffen en meesters elke dag weer  laten zien.

Speciaal voor onze nieuwbrieflezers hebben we een cartoon laten maken. Dit cartoon kunt u vrij gebruiken, bijvoorbeeld op de website, social media of in uw nieuwsbrief,
U kunt dit cartoon gratis bij ons opvragen via info@prfactor.nl (t.a.v. Twanny).
U ontvangt dan het cartoon in het oorspronkelijke formaat en een tekst die u eventueel kunt gebruiken voor uw nieuwsbrief of website.

Wij wensen u en uw team een heel fijne dag van de leraar!

Twanny en Sandra van PR-factor

Hoe zorgen we voor ouderhulp?

De informatieavond is voor veel scholen inmiddels achter de rug. Waarschijnlijk heb je al veel ouders kunnen spreken en wellicht heb je ook een beroep gedaan op ouders voor ouderhulp het komende schooljaar. In dit artikel krijg je tips voor (meer) ouderhulp. Rode draad: Weg met de vanzelfsprekendheid!

Ouderhulp vanuit een gevoel van verbondenheid met de school draagt bij aan ambassadeurschap, wat op haar beurt weer nodig is voor een sterk imago.  In dit artikel: 3 tips voor ouderhulp.

  1. Een vruchtbare voedingsbodem

Gras groeit niet door er aan te trekken. Maar afgelopen voorjaar bleef ik maar maaien. Mijn gazon kreeg precies wat het nodig had: water, zonlicht en een zekere hoeveelheid konijnenkeutels. Een fantastische voedingsbodem voor een weelderige groen gazon.

Met een vruchtbare voedingsbodem groeit ook de verbondenheid van ouders bij de school. Ouders die het gevoel hebben dat de school ook van hen is, zullen eerder geneigd zijn de school te helpen. Hier zijn dus zonlicht, water en voeding voor nodig! Een cultuur waarin ouders écht welkom zijn, zich gezien en gewaardeerd voelen is zo’n vruchtbare voedingsbodem.

Wij zien vaak op scholen dat er een zekere vanzelfsprekendheid bestaat ten aanzien van ouderhulp. De tijd dat het voor ouders vanzelfsprekend is om te gaan helpen op de school van hun kind(eren) is, met de steeds voller lopende agenda’s van ouders, grotendeels voorbij.

Een houding dat het niet vanzelfsprekend is dat ouders helpen en dat leerkrachten dankbaar zijn voor de tijd en energie die ouders in de school steken, draagt veel bij aan een vruchtbare voedingsbodem. Je kunt dit bij leerkrachten stimuleren door van ouderhulp een punt te maken in bijvoorbeeld een teamvergadering en met elkaar de vragen te stellen: hoe vanzelfsprekend vinden wij het dat ouders helpen en waar blijkt dit uit? Zij wij dankbaar en laten we dit ook zien? Hebben we oog voor de energie en tijd die ouders steken in de school? Vervolgens kun je de antwoorden op deze vragen voor kunnen leggen aan de oudergeledingen: medezeggenschapsraad en oudervereniging bijvoorbeeld. Worden de antwoorden van de teamleden herkend in de praktijk? Een mooiere feedback kun je niet krijgen.

  1. Structuur

Voor ouders is het fijn wanneer zij zicht hebben op wat van hen gevraagd wordt. Voor de school is het fijn om in beeld te hebben bij welke activiteiten ouderhulp gevraagd wordt en of deze hulp geregeld is. Zorg ervoor dat aan het begin van het schooljaar alle activiteiten waar ouderhulp voor nodig is opgenomen zijn in een jaaroverzicht. Ouders zien dan wat er mogelijk is, waar zij bij kunnen helpen en kunnen kiezen.  Zorg ook voor een structuur bij het werven van ouders bij ouderhulp. Plan deze communicatie in, bijv.:

  • Begin schooljaar: overzicht activiteiten waar ouderhulp nodig is
  • Voorafgaand aan activiteit:
    • Bij onvoldoende hulp: 1 maand van te voren en eventueel 1 week van te voren: persoonlijk vragen heeft de voorkeur boven een algemene oproep.
    • Briefing in de week voorafgaand aan de activiteit
  • Niet vergeten persoonlijk te bedanken direct na afloop van de activiteit
  1. Relatiegerichte communicatie

Naast de functionele communicatie is het belangrijk om relatiegericht te communiceren. Dit betekent dat je rekening houdt met de mogelijkheden van ouders en oog hebt voor de inzet van ouders. Én dat je ouderhulp niet vanzelfsprekend vindt! Dus niet: “Bij onvoldoende ouderhulp kan deze activiteit helaas niet doorgaan”, maar: “Lukt het u om tijd vrij te maken voor…?”

Indien mogelijk, is het goed een beroep te doen op interesses, talenten en kwaliteiten van ouders. Vraag een kapper om luizen te pluizen, een creatief persoon voor de creamiddag, enzovoort. Het helpt als je de beroepen, interesses en talenten van ouders in beeld hebt. Je kunt hier bijvoorbeeld naar vragen aan het begin van het schooljaar.

We kunnen het niet vaak genoeg benoemen: wees oprecht dankbaar. Besef dat hulpouders een investering doen, en dat zij er, anders dan het team, er niet voor betaald krijgen. Zij doen dit geheel vrijwillig. Spreek deze dankbaarheid elke keer opnieuw weer uit naar de ouder die helpt. Laat merken dat je weet wat het voor de ouder organisatorisch betekent om te komen helpen. Vraag bijvoorbeeld naar het werk, of dat het allemaal wel paste qua tijd, of waar ze het jongste kind hebben ondergebracht. Daarmee laat je zien dat je weet van de investering van de ouder om te komen helpen.

Tip: Zet ouderhulp in de komende maand op de agenda van een teambijeenkomst. Laat teamleden in groepen werken aan de volgende vragen:

  • Hoe vanzelfsprekend vinden wij het dat ouders helpen? Waar blijkt dit uit?
  • Zijn wij dankbaar als ouders helpen? Hoe laten we dit merken?
  • Wat  verwachten wij ten aanzien van hulpouders? Weten de ouders dit ook?

Leg de antwoorden uit deze bespreking voor aan ouders. Vraag naar verbeterpunten.