Honderden spreekbuizen: je school op sociale media
Facebook, Twitter, YouTube… steeds meer scholen zetten sociale media in als middel voor PR en communicatie. De traditionele communicatieregels blijken daarbij niet altijd op te gaan. Sociale media zijn snel en vaak vluchtig, ze zijn 24 uur per dag, 7 dagen per week beschikbaar en bereikbaar en daardoor soms lastig te beheren en te beheersen.
Het goede nieuws is dat sociale media snelle, rechtstreekse toegang bieden tot verschillende doelgroepen. Je kunt een specifieke ouder met een WhatsApp-berichtje benaderen of een groep ouders van leerlingen uit één klas via een Facebook-groep. De mogelijkheden zijn onbeperkt. Helaas is tijd schaars: er kan veel, maar er moet ook al zo veel. Je zult dus keuzes moeten maken, je moeten verdiepen in de vraag waar je doelgroepen te vinden zijn en hoe je vervolgens slim met ze kunt communiceren om op te vallen in de tsunami van informatie. Want aan de andere kant van de lijn zijn ouders inmiddels ook grootverbruikers van sociale media. Aandacht vangen, gehoord worden is geen vanzelfsprekendheid.
Enkele tips. Scholen die serieus werk maken van PR en communicatie formuleren in hun plannen een mediamix. Dat wil zeggen dat ze een bewuste keuze maken van verschillende, bij voorkeur elkaar versterkende communicatiemiddelen. Een voorbeeld. Een school heeft een website die vooral een naslag-functie heeft en waar ouders bijvoorbeeld gemakkelijk vinden wat ze moeten doen als ze een klacht hebben. De website is in dit geval de plek voor ‘need to know’-informatie. Daarnaast heeft de school een Facebook-account waar leuke nieuwtjes worden gemeld: een project heeft de krant gehaald, een leerling heeft een atletiekwedstrijd gewonnen. De Facebook-pagina is er voor de ‘nice to know’-informatie.
Met dienstbaarheid creëer je waarde en door waarde te creëren houd je ouders betrokken. Attendeer ze op goede websites of artikelen over opvoeden of begeleiden van kinderen. Reageer – liefst snel – op vragen die via sociale media binnenkomen en weet wat er leeft aan vragen. Als je merkt dat ouders vragen hebben over een bepaald onderwerp, zoals plannen voor andere schooltijden of het omgaan met een situatie rond pestgedrag, reageer daar pro-actief op. Beschouw klachten als een advies om de kwaliteit van de school te verbeteren. Denk aan het bordje dat je wel eens in een winkel ziet hangen: ‘Bent u tevreden, vertel het anderen, bent u ontevreden, vertel het ons!’
Sterker dan ooit geldt dat je open, eerlijk en congruent zult moeten communiceren. ‘Window dressing’, ofwel een mooi verhaal naar buiten brengen dat eenmaal ín de winkel niet echt blijkt te kloppen, werkt in de transparante wereld van nu al snel averechts. Geef liever aan wat eventuele problemen zijn en belangrijker nog: wat je eraan gaat doen. Durf ook hulp of advies te vragen.
Met sociale media worden alle medewerkers, leerlingen en andere betrokkenen bij de school spreekbuis. Dat zijn er al snel honderden. Wat kun je als school doen om dat in goede banen te leiden? Je zult in elke geval goede afspraken moeten maken, bijvoorbeeld hoe je in bepaalde situaties reageert. Overleg daarover met je collega’s en leg de afspraken vast.
Erno Mijland
Praktische themabijeenkomst “Digitale communicatie en social media” (gastdocent: Erno Mijland)
Welke rol kan social media spelen bij onze communicatie? Hoe kan de school social media inzetten bij PR? Welke verschillende social media zijn er en welke zijn voor ons interessant? Wat vinden wij als school goede manieren als het gaat over social media gebruik door leerkrachten? Hoe ver kunnen wij gaan in onze zeggenschap over privégebruik van personeelsleden biij het gebruik van social media? Stuk voor stuk nieuwe uitdagingen waar scholen van nu mee te maken krijjgen. Of is het mogelijk om niet mee te gaan in deze ontwikkeling? Tijdens deze workshop krijgen deelnemers praktische handvatten om social media effectief in te zetten bij allerlei communicatie-uitingen van de school. Maar ook ontstaan inzichten over de valkuilen en uitdagingen waar elke school die (direct of indirect) met social media in aanraking komt, mee te maken krijgt.