Krimp: houd de moed erin!

Een stappenplan voor vervelend nieuws

Met het demografische gegeven dat veel regio’s in Nederland krimpen, worden ook veel scholen kleiner. Mogelijk gaat uw school komend schooljaar starten met minder leerlingen en heeft dat gevolgen voor het team, of het takenpakket van het team. Leerkrachten moeten wellicht afscheid nemen van collega’s. Er zijn scholen die weten dat over één of enkele jaren de deuren sluiten, of dat zij samen zullen gaan met een andere school.

In dit artikel een handreiking hoe u daadkracht kunt tonen naar uw team, ouders en de schoolomgeving, zodat vertrouwen kan ontstaan in de toekomst. Geschreven op “krimp” maar ook in andere situaties bruikbaar!

Maak een analyse van de feiten

Op de eerste plaats is het goed om alle feiten op een rijtje te krijgen: waar hebben we het precies over? Neem een dagdeel de tijd om voor uzelf eens alle feiten op een rijtje te krijgen. Plan dit moment in en zorg dat u niet gestoord kunt worden.

Zet een objectieve bril op en beantwoord voor uzelf een aantal vragen:

• Wat is er precies gebeurd?
• Welke gevolgen heeft dit gehad?
• Hoe is de situatie nu?
• Welke taken/acties hebben we dit schooljaar te doen?
• Kunnen we deze taken/acties uitvoeren in de huidige situatie, met het huidige aantal personeelsleden? Wat betekent dit concreet?
• Wat is de verwachting voor de toekomst? Waarop baseert u dat?

Zet deze feiten in een overzicht. U heeft nu de feiten op een rijtje.

Denk na over de toekomst

• Wat is de verwachting voor de toekomst?
• Welke scenario’s zijn denkbaar?
• Welke onzekerheden zijn hierin te definiëren?
• Voor leerlingen en ouders
• Voor leerkrachten
• Wat kunnen we doen om deze onzekerheden weg te halen?

Waarschijnlijk heeft u het vorige schooljaar positief af willen sluiten. Mogelijk is dat niet helemaal gelukt, omdat ouders minder vertrouwen hebben in de toekomst, of omdat leerkrachten afscheid hebben moeten nemen van collega’s. Kortom: bepaalde gebeurtenissen hebben ervoor gezorgd dat ouders en team, en waarschijnlijk uzelf een vertekend beeld hebben van de gebeurtenissen van afgelopen schooljaar en de toekomst. Aan de hand van de analyse en de overwegingen voor de toekomst bent u klaar om constructief en toekomstgericht te gaan communiceren en in gesprek te gaan over de toekomst en dit alles te vertalen in een aantal concrete stappen en acties, waarmee alle belangen in ogenschouw zijn genomen. Kortom: u kunt daadkracht gaan tonen.

Werk een aantal scenario’s uit

Besteed hierbij extra aandacht aan de gevolgen en onzekerheden voor team en ouders/kinderen. Door meerdere scenario’s te overwegen laat u later zien dat u gedegen te werk bent gegaan en dat u transparant en te vertrouwen bent.

Ga in gesprek met diverse stakeholders over uw overwegingen

Bespreek uw overwegingen en scenario’s allereerst met het team, vervolgens met de MR en vraag hen om hun kijk op uw overwegingen. Maak de boodschap zo concreet mogelijk, bijvoorbeeld “Omdat er 10 leerlingen minder zijn aangemeld, is de kans groot dat twee groepen volgend jaar samen een combinatiegroep  gaan vormen.” Door team en MR te betrekken, zorgt u al in een vroeg stadium voor begrip en hiermee draagvlak voor mogelijk lastige besluiten in de nabije toekomst. Informeer vervolgens de ouderraad/oudervereniging, eventueel klassenouders en daarna alle ouders. Zorg dat uw overwegingen constructief en toekomstgericht zijn geformuleerd (dit is het geval, wat kunnen we doen met het oog op de toekomst en wanneer weten we meer). Hiermee helpt u anderen om ook constructief mee te denken.

Tot slot: transparantie is belangrijk!

Maar minstens zo belangrijk is het om transparant te zijn wanneer uzelf grip heeft op de zaak. Door een gedegen analyse en overweging krijgt u grip en kunt u open zijn en mensen betrekken.

Een aantal zaken liggen voor de hand wanneer we het hebben over een aantrekkelijk gebouw. Een gebouw dat netjes in de fris ogende verf zit, opgeruimd en fris is, ruim van opzet is, oogt al snel aantrekkelijk en zorgt voor een prettig, open gevoel bij ouders. Daarnaast geven wij hier drie aandachtspunten waar u specifiek richting ouders op kunt letten.

1. De gewenste uitstraling.

Als u weet wat u uit wilt stralen als school, dan kunt u hier gericht aan werken bij de inrichting en aankleding van het gebouw. Vindt u openheid belangrijk? Laat dan deuren open of zorg ervoor dat men in het lokaal kan kijken. Wilt u creativiteit laten zien? Zorg voor diverse plekken in de school waar u werk van kinderen prominent tentoonstelt, bijvoorbeeld op sokkels. Bekijk uw school eens met in uw achterhoofd deze gewenste uitstraling. Wat zou u anders doen?

U wilt natuurlijk dat ouders zien dat u een nette, professionele organisatie bent. Zorg daarom voor een opgeruimde school. Een rugzak of jas op de grond is niet zo’n probleem, maar die kast waar al jaren dezelfde lege bakjes en oude mappen op staan te verstoffen, kunt u beter leegruimen.

2. Samen verantwoordelijk voor het gebouw. Ambassadeurschap.

Zoveel mensen, zoveel verschillen. Ook uw team heeft gestructureerde en chaotische mensen. Het is niet realistisch om elke klas even spik en span aan te willen treffen. U kunt echter wel met uw team nadenken over een bepaalde basis. Moeten leerkrachten alles van het bureau af hebben gehaald na een werkdag, of mag er iets op liggen? Welke indruk zouden ouders mogen krijgen van de school? Hoe denken mensen daar zelf over? Wat heeft men nodig? Door hierover in gesprek te gaan, ontstaat er een bewustwording. Niet het resultaat van het gesprek, maar deze bewustwording is van belang. Laat teamleden ook eens bij elkaar in de klas en gang kijken, en laat ze een tip en een top opschrijven van elkaar. Door dit een keer of vier per jaar te doen, steeds andere teamleden bij elkaar te laten kijken, wordt het langzaam maar zeker een gezamenlijke verantwoordelijkheid.

3. Hoe kan ik communiceren met ouders in het gebouw?

Veel scholen hebben ergens in de gang of in de hal een prikbord hangen, waar informatie te vinden is voor ouders. Dit is een manier om met ouders te communiceren. Ook zien we steeds vaker dat scholen hiervoor een digitaal bord of een scherm gebruiken waar mededelingen op worden getoond. Daarnaast hangen er bij de groepen vaak diverse brieven gericht aan ouders.

Voor alle communicatiemiddelen in de school aan ouders geldt: zorg met regelmaat voor nieuwe, relevante informatie. Wanneer jaar in jaar uit dezelfde posters op het prikbord hangen, kijken ouders er niet meer op. Ook geldt voor alle informatie: overdaad schaadt. Wanneer er te veel aandachttrekkers aan een raam hangen, kijken ouders er niet meer naar. Door alles belangrijk te maken, wordt niets belangrijk.

Een mooie manier om zo’n bord actueel te houden, is om ouders of leerlingen een rol te geven in het vullen van het bord. “Voor ouders, door ouders” bijvoorbeeld. Het bord kan fungeren als prikbord voor advertenties en geboortekaartjes, maar ook voor fotomateriaal of informatie over de eerstvolgende ouderavond.

Rondje School

Wilt u dat wij door onze PR-bril kijken naar uw school? Informeer dan naar ons ‘Rondje School’. Dit is een rondgang door uw school, waarin wij aan de hand van onze checklist uw school bekijken op een aantal punten. U ontvangt een overzicht met bruikbare, portemonnee-vriendelijke tips om de uitstraling van uw school snel en doeltreffend te verbeteren.

Op 15 maart zijn er weer verkiezingen. Er zijn dit keer bijzonder veel ‘zwevende kiezers’. Ook scholen hebben wel te maken met ‘zwevende kiezers’: ouders die twijfelen of uw school een goede optie zou zijn voor het kind. Het helpt, wanneer een school veel ambassadeurs heeft: mensen die de school een warm hart toe dragen, het beste met de school voor hebben en hier naar willen handelen.

Wellicht is uw school op 15 maart ingericht als stembureau. Dit geeft een extra kans om bewoners van de buurt meer te verbinden aan uw school. U kunt bewoners bijvoorbeeld een keertje uitnodigen voor een kopje koffie, ze een kaartje met contactgegevens van de school geven voor in geval van onraad, enz.

Wij hebben een document gemaakt met een viertal korte teksten voor op kaartjes die u aan buurtbewoners kunt geven wanneer zij komen stemmen.  De teksten variëren qua inhoud. Mocht u geïnteresseerd zijn, dan kunt u dit word-document gratis bij ons opvragen. U kunt dit, na toevoeging van uw eigen logo, uitprinten op stevig papier en snijden, of u gebruikt het als inspiratie voor uw eigen communicatie.

Oh ja: denkt u er ook aan dat de belangrijke sterktes van de school duidelijk zichtbaar en herkenbaar zijn voor iedereen die de school binnenloopt? Eventueel voorzien van een tekst op een strook, of in de vorm van een praatwolk. Of nog leuker: maak een grote aantrekkelijke, opvallende kijkdoos, waar iets te zien iets te zien is van uw “unique selling points”. Zet uw school in de kijker!

U kunt het document opvragen per e-mail: info@prfactor.nl. Succes!

Valentijn 2017: een kans op verbondenheid en ambassadeurschap!

Op 14 februari is het weer valentijn. Steeds meer mensen ‘doen eraan’. Binnen uw team zijn ongetwijfeld leerkrachten die er iets leuks van maken op die dag in privésfeer.

Wat ons betreft staat Valentijn voor aandacht. Aandacht voor elkaar in een liefdesrelatie, maar ook aandacht voor mensen die om een andere reden belangrijk voor je zijn. Het is in ieder geval een mooie aanleiding om weer eens stil te staan bij de mens achter de leerkracht!

Gebruik Valentijnsdag voor een moment van verbondenheid binnen het team: geef elkaar anoniem een compliment. De volgende toegankelijke werkvorm is gemakkelijk te gebruiken in een teamvergadering of tijdens de lunchpauze. We merken dat het onderlinge verbondenheid oplevert in het team, en dit past bij Valentijnsdag!

En je weet het: Teamleden die zich met de school en elkaar verbonden voelen, zullen waarschijnlijk een goede ambassadeur zijn voor de school!
Hieronder vind je een recept voor een handige manier om elkaar als collega’s te complimenteren.

Ingrediënten:

• Etiketstickers met nummers (net zoveel als deelnemers) tip: cijfers groot schrijven!
• Een groot flipovervel (en eventueel een standaard) waarop de complimenten geschreven kunnen worden. U kunt de flipover ‘omgekeerd’ neerzetten zodat iedereen ‘anoniem’ een compliment kan noteren.

Werkwijze:

• Geef bij binnenkomst iedereen een sticker met een nummer en zeg daarbij dat uitleg later volgt
• Iedereen schrijft (anoniem) een compliment op een vermeldt daarbij het nummer voor wie het compliment is bedoeldEen compliment is persoonlijk: Indien iemand onderdeel is van een team geef dan de personen die het team zo veel mogelijk individuele (en concrete) complimenten. Een compliment als: “Dat hebben jullie goed gedaan” is aanzienlijk zwakker dan een persoonlijk compliment.
  Een compliment is oprecht: Zorg ervoor dat je meent wat je zegt.

Veel plezier!!!

Twanny en Sandra van PR-factor